Import d'articles par fichier tableur

Pour faciliter la création de votre catalogue produits, KinTPV permet d'importer une liste d'articles depuis un fichier.

Cet outil d'import permet de contrôler la cohérence des articles avant leur import dans KinTPV.

Depuis le sommaire général du logiciel, cliquez sur “Importer des articles”.

Si vous avez un très grand nombre d'articles à importer, nous vous conseillons de faire un test sur une dizaine d'articles pour vérifier la construction de votre fichier d'import.

Voici les différentes étapes pour effectuer l'import de vos articles dans KinTPV :

1. Création du fichier d'import
2. Choix des colonnes à importer
3. Vérification de la cohérence des données
4. [Corrections éventuelles à l'étape 2]
5. Import des articles

IMPORTANT : par défaut, l'outil d'import d'articles KinTPV attend un fichier au format texte avec séparateur tabulation.
Cela signifie que depuis Excel ou votre logiciel tableur (d'OpenOffice, de LibreOffice, etc.), si le fichier n'est pas déjà dans ce format, vous devez “enregistrer sous…” ou “exporter…” vers ce type de format.

Un fichier tableur texte avec séparateur tabulation reste un fichier tableur, cela signifie qu'il possède des lignes et des colonnes de données.

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L'écran de contrôle des données propose 3 fonctionnalités pour la gestion de l'import.

L'information permettant de différencier chaque produit (décliné ou non) est :

• la Référence Article (par défaut) [01]
• le code-barres général de l'article [02]
• la référence fournisseur [12]

En fonction de votre choix, la valeur de la colonne (indiquée entre crochets ci-dessus) doit être unique pour chaque article.

Dans le cas d'articles déclinés (par taille, couleur, longueur, diamètre ou ce que vous voulez), cette valeur doit être recopiée sur chacune des lignes de déclinaison.
Si vous souhaitez indiquer une référence unique par déclinaison, utilisez la colonne “Ref_Decli”.

Si des noms de fichiers images (jpg ou png) sont indiqués dans le fichier d'import, lesdits fichiers doivent tous être présents dans un dossier à indiquer au logiciel.
Les fichiers seront alors recopiés dans le dossier Image de KinTPV.

Pour KinTPV, un Tarif est un ensemble de Prix de Vente, chacun ayant sa propre date d'application.
Le Tarif “DEFAUT” (= boutique) est pré-sélectionné, mais il est possible d'attribuer le Prix de Vente du fichier à un autre Tarif.

Vous pouvez créer un fichier d'import ne comportant que les colonnes qui vous conviennent.
Il suffit de vérifier que le fichier répondre aux spécifications requises.

A la 1ère étape de l'import, vous devrez “lier” manuellement les colonnes de votre fichier avec les champs correspondants de la base KinTPV.
Par exemple, la colonne 1 avec “Reference_Article”, Colonne 2 avec “Nom_Article”, etc.
Vous pouvez enregistrer (puis recharger) votre configuration d'import, vous évitant ainsi de refaire les liens à chaque import.

Mais en utilisant notre matrice (fichier présent dans le dossier d'installation de KinTPV sur votre ordinateur), vous vous simplifiez le travail en ignorant tout simplement cette fastidieuse étape de liaison.

Pour vous faciliter la création du fichier texte d'import, voici une matrice qui répertorie les différentes colonnes à remplir.

Ouvrez le fichier sous Excel pour remplir les colonnes avec vos données, puis enregistrez-le en format texte. Matrice d'import d'article pour KinTPV
Notez que cette matrice se trouve aussi dans le dossier KinTPV installé sur votre machine.

Pour ouvrir le fichier sous OpenOffice, remplacez l'extension “.txt” par “.csv”.

Note :

• “texte” = tous caractères
  
• “alphanumérique” = alphabétique (a…z) et numérique (0…9)
  
• “décimal” = chiffres (0…9) et séparateur point ou virgule (.,)
  
• “numérique” = uniquement des chiffres (0…9)
  
• les “dates” sont sous la forme jj/mm/aaaa (ex:24/07/2023)

* = Voir description ci-dessous.

Reportez vous à la numérotation du tableau explicatif de la matrice pour répérer à quoi chaque colonne du fichier correspond dans l'interface de KinTPV.

Si des données existent déjà dans KinTPV, des noms de fournisseurs ou de déclinaison par exemple, respectez scrupuleusement l'orthographe, sous peine d'avoir ces données en doublon.

Avant l'import d'un fichier, vérifiez la présence de tabulation et de saut de ligne (notamment présent dans les champs “Description” et “Description_web”).

Ils ne sont pas considérés comme de véritables caractères par le moteur d'import de KinTPV.
Pour répondre à cette problèmatique, la solution consiste à les remplacer par des mots-codes.

Sous Windows :

• Tabulation ⇒ “Kin_9”
• Saut de ligne ⇒ “Kin_13Kin_10”

Sous Mac :

• Tabulation ⇒ “Kin_9”
• Saut de ligne ⇒ “Kin_13”

N.B. : A saisir sans les guillemets.

Si vous désirez importer des articles avec des déclinaisons, vous devez remplir la colonne “Declinaison”, cette colonne est constituée du nom de la déclinaison et de son détail.Dans le fichier d'import vous devez avoir une ligne par déclinaison.

Par exemple, l'article POLO existe en S et XL :

- dans la 1er ligne :

• la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
• la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
• la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=S

- dans la 2ème ligne :

• la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
• la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
• la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=XL

A l'import, la déclinaison TAILLE sera créée si elle n'existe pas, avec les détails S et XL.

Vous pouvez aussi combiner plusieurs déclinaisons TAILLE et COULEUR :

- dans la 1er ligne :

• la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
• la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
• la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=S:COULEUR=JAUNE

- dans la 2ème ligne :

• la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
• la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
• la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=XL:COULEUR=VERT

Si vous désirez importer les catégories web pour chaque article, vous devez remplir la colonne “Categorie_Web”, cette colonne est constituée des chemins où se trouve l'article sur le web. Les différents chemins seront séparés par des accolades.

Par exemple : {Accueil>Vêtement>Polo}{Accueil>Vêtement>Nouveauté}

Si vous désirez importer les images d'un article vous devez renseigner la colonne “Image_Article”. Cette colonne est constituée du nom des images, chaque image sera séparée par le caractère “:”.

Par exemple : image1.jpg:image2.jpg:image3.jpg

Toutes les images devront être regroupées dans un même dossier que vous devrez choisir dans l'écran de vérification de l'import.

Lors de l'import :

• Les images seront ajoutées aux images existantes de l'article.
• La 1ère image sera stockée dans l'image principale de l'article (si l'article ne contient pas d'image principale).
• Les suivantes seront stockées comme images supplémentaires (onglet “Web” de la fiche article).

ATTENTION, pour l'import d'article avec déclinaisons vous ne devez pas dupliquer cette colonne sinon les images seront importées plusieurs fois !

La nouvelle méthode d'import vous permez de choisir les colonnes à importer.

Une fois le fichier créé et enregistré en format texte tabulé, importez le dans KinTPV par l'onglet “Articles Stocks-Inventaires” menu “importer des articles”.

Après avoir choisi le fichier, l'écran de choix des colonnes s'affiche.

Depuis cet écran, vous pouvez :

• Définir les délimiteurs, utile pour le délimiteur de fin d'enregistrement.
• Choisir les colonnes à importer : Par exemple si vous ne voulez pas mettre à jour le stock des articles, vous devez sélectionner dans le titre de la colonne de stocks “Non importée”, ou si vous voulez utiliser les code-barres automatiques, vous devez sélectionner dans le titre de la colonne des code-barres “Non importée”.

Attention, votre fichier d'import ne doit pas contenir de ligne avec les titres de colonne. Supprimez cette ligne avant l'enregistrement en texte tabulé.

Cet écran vous indique les incohérences majeures dans les différentes lignes importées et vous permez de choisir le dossier pour l'import des images liées aux articles.

Cliquez sur la ligne qui pose problème pour visualiser son compte rendu dans l'encadré en bas à droite.