L'import d'articles permet de créer ou de mettre à jour rapidement un grand nombre de produits à partir d'un fichier tableur (Excel, LibreOffice, OpenOffice…).

Avant d'intégrer les données dans KinTPV, l'assistant d'import contrôle la cohérence des informations et signale les éventuelles anomalies afin de limiter les erreurs.

Si vous importez un catalogue important, nous vous conseillons de commencer par un essai sur une dizaine d'articles avant de lancer l'import complet.

L'import se déroule toujours selon les étapes suivantes :

1. Préparer le fichier d'import.
2. L'enregistrer au format Texte avec séparateur tabulation.
3. Sélectionner le fichier depuis le menu “Importer des articles” de KinTPV.
4. Associer les colonnes du fichier aux champs KinTPV (si nécessaire).
5. Vérifier la cohérence des données et identifier les éventuelles anomalies.
6. Corriger le fichier d'origine si nécessaire, puis relancer l'import.
7. Lancer l'import.

L'écran de contrôle des données propose 3 fonctionnalités pour la gestion de l'import.

La donnée unique permettant de rechercher chaque produit (décliné ou non) est :

• la Référence Article (par défaut) [01]
• ou le code-barres général de l'article [02]
• ou la référence fournisseur [12]

Dans le cas d'articles déclinés (par taille, couleur, longueur, diamètre ou ce que vous voulez), cette valeur doit être recopiée sur chacune des lignes de déclinaison.
Si vous souhaitez indiquer une référence unique par déclinaison, utilisez la colonne “Ref_Decli” [51].

Si des noms de fichiers images (jpg ou png) sont indiqués dans le fichier d'import, lesdits fichiers doivent tous être présents dans un dossier à indiquer au logiciel.
Les fichiers seront alors recopiés dans le dossier Image de KinTPV.

Pour KinTPV, un Tarif est un ensemble de Prix de Vente, chacun ayant sa propre date d'application.
Le Tarif “DEFAUT” (= boutique) est pré-sélectionné, mais il est possible d'attribuer le Prix de Vente du fichier à un autre Tarif.

Vous pouvez créer un fichier d'import ne comportant que les colonnes qui vous conviennent.
Il suffit de vérifier que le fichier répondre aux spécifications requises.

A la 1ère étape de l'import, vous devrez “lier” manuellement les colonnes de votre fichier avec les champs correspondants de la base KinTPV.
Par exemple, la colonne 1 avec “Reference_Article”, Colonne 2 avec “Nom_Article”, etc.
Vous pouvez enregistrer (puis recharger) votre configuration d'import, vous évitant ainsi de refaire les liens à chaque import.

Mais en utilisant notre matrice (fichier présent dans le dossier d'installation de KinTPV sur votre ordinateur), vous vous vous évitez la longue étape de correspondance des colonnes.

Pour vous faciliter la création du fichier texte d'import, voici une matrice qui répertorie les différentes colonnes à remplir.

Ouvrez le fichier sous Excel pour remplir les colonnes avec vos données, puis enregistrez-le en format texte. Matrice d'import d'article pour KinTPV
Notez que cette matrice se trouve aussi dans le dossier KinTPV installé sur votre machine.

Pour ouvrir le fichier sous OpenOffice, remplacez l'extension “.txt” par “.csv”.

Si des données existent déjà dans KinTPV, des noms de fournisseurs ou de déclinaison par exemple, respectez scrupuleusement l'orthographe, sous peine d'avoir ces données en doublon.

La fenêtre d'import vous permet de choisir les colonnes à importer.

Une fois le fichier créé et enregistré en format texte tabulé, importez le dans KinTPV par l'onglet “Articles Stocks-Inventaires” menu “importer des articles”.

Après avoir choisi le fichier, l'écran de choix des colonnes s'affiche.

Depuis cet écran, vous pouvez :

• Définir les délimiteurs, utile pour le délimiteur de fin d'enregistrement.
• Choisir les colonnes à importer : Par exemple si vous ne voulez pas mettre à jour le stock des articles, vous devez sélectionner dans le titre de la colonne de stocks “Non importée”, ou si vous voulez utiliser les code-barres automatiques, vous devez sélectionner dans le titre de la colonne des code-barres “Non importée”.

Remarque : la présence d'une ligne d'en-tête n'empêche pas l'import. Elle sera simplement signalée comme erronée et ignorée par KinTPV.

Cet écran vous indique les incohérences majeures dans les différentes lignes importées et vous permez de choisir le dossier pour l'import des images liées aux articles.

Cliquez sur la ligne qui pose problème pour visualiser son compte rendu dans l'encadré en bas à droite.

* = Voir description ci-dessous.

Pour importer des articles avec des déclinaisons (taille, couleur, pointure, etc.), vous devez renseigner la colonne Declinaison.

Chaque combinaison de déclinaisons correspond à une ligne dans le fichier d'import. Les informations communes à l'article (référence, nom, marque, etc.) doivent être répétées sur chaque ligne.

L'article Polo existe en deux tailles : M et XL.

Lors de l'import, KinTPV crée automatiquement la déclinaison TAILLE si elle n'existe pas encore, ainsi que les valeurs M et XL.

Vous pouvez combiner plusieurs déclinaisons dans une même colonne en les séparant par le caractère :.

Dans cet exemple, KinTPV crée automatiquement les déclinaisons TAILLE et COULEUR, ainsi que leurs différentes valeurs.

Pour affecter un ou plusieurs emplacements Web à un article, renseignez la colonne Categorie_Web.

Chaque catégorie est indiquée sous la forme d'un chemin, en séparant les différents niveaux par le caractère >.

Si un article doit apparaître dans plusieurs catégories, indiquez chaque chemin entre accolades.

Exemple :

{Accueil>Vêtement>Polo}

Le même article peut être présent dans plusieurs catégories :

{Accueil>Vêtement>Polo}{Accueil>Vêtement>Nouveautés}

Lors de l'import, les catégories inexistantes sont créées automatiquement.

Pour associer une ou plusieurs images à un article, renseignez la colonne Image_Article.

Indiquez uniquement le nom des fichiers image.
Si un article possède plusieurs images, séparez-les par le caractère “:”.

Exemple :

image1.jpg:image2.jpg:image3.jpg

Toutes les images doivent être regroupées dans un même dossier.
Ce dossier sera sélectionné dans l'écran de Vérification de l'import.

Lors de l'import :

• Les images sont ajoutées à celles déjà associées à l'article.
• La première image devient l'image principale, uniquement si l'article n'en possède pas déjà une.
• Les images suivantes sont enregistrées comme images supplémentaires (onglet Web de la fiche article).

Avant d'importer votre fichier, vérifiez qu'il ne contient pas de tabulations ou de retours à la ligne dans les champs texte (notamment Description et Description_Complete).

Ces caractères sont utilisés pour structurer le fichier d'import et ne peuvent donc pas être présents directement dans les données.

Pour les conserver dans un texte, remplacez-les par les mots-clés suivants :

Reportez vous à la numérotation du tableau explicatif de la matrice pour répérer à quoi chaque colonne du fichier correspond dans l'interface de KinTPV.