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Paiement différé — gestion des tickets non réglés
KinTPV permet de gérer les clients réglant leurs achats de manière différée.
Les tickets restent alors en attente de règlement jusqu'au paiement ultérieur du client.
Selon les besoins du commerçant, plusieurs méthodes permettent ensuite :
- de régler immédiatement les tickets,
- d'enregistrer un règlement pour un traitement éventuel ultérieurement,
- ou de répartir manuellement les paiements et avoirs depuis la fiche client.
Ce fonctionnement est particulièrement utile :
- pour les clients professionnels,
- les règlements de fin de mois,
- les comptes clients habituels,
- ou les paiements groupés.
Le process est globalement le suivant :
- le client effectue plusieurs achats sans paiement immédiat,
- un ou plusieurs tickets restent alors en attente de règlement,
- le client effectue ensuite un règlement global (virement, chèque, espèces…),
- le commerçant enregistre ce règlement,
- puis, en option, KinTPV répartit le montant sur les différents tickets non réglés.
La répartition des règlements n'est pas obligatoire pour équilibrer le compte client.
Exemple :
- 2 tickets impayés pour un total de 115 €
- 1 ticket de règlement de 115 €
Le solde global du client sera alors bien à 0.
En revanche, tant qu'aucune répartition n'est effectuée :
- les tickets de vente resteront visuellement non soldés,
- le ticket de règlement conservera un crédit disponible,
- ⇒ ce qui signifie que les Restes à payer de ces tickets resteront différents de 0.
La répartition sert principalement à relier les tickets entre eux afin d'améliorer la lisibilité et la traçabilité des opérations.
Le client possède plusieurs tickets non soldés.
Dans cet exemple :
- plusieurs tickets restent à payer,
- le client n'a encore effectué aucun règlement,
- le total dû correspond à l'ensemble des tickets ouverts.
Méthode 1 — Paiement immédiat des tickets depuis la caisse
Le commerçant :
- choisit le client,
- voit son solde négatif,
- clique sur : Régler Ticket/Facture (situé en bas à gauche, sous condition qu'il ait été affiché depuis les Préférences)
- sélectionne les tickets,
- KinTPV prépare automatiquement la répartition,
- le client paie (par carte, en espèces, en utilisant un Avoir ou de la fidélité, etc.).
- CB,
- espèces,
- multi-paiement,
- avoir,
- fidélité,
- etc.
Méthode 2 — Enregistrer un règlement puis le répartir éventuellement plus tard
Par cette méthode,
- le commerçant reçoit un paiement global,
- virement bancaire,
- chèque reçu,
- le client paie au comptoir.
- l'enregistre immédiatement,
- mais ne fait pas forcément la ventilation.
Très important, dans cette méthode :
- le paiement existe déjà,
- mais les tickets ne sont pas encore soldés.
Méthode 3 — Répartition avancée depuis la fiche client
2. Enregistrement du règlement global
Méthode 1
Le client effectue ensuite un règlement unique, par exemple par virement bancaire.
Le commerçant crée alors un ticket créditeur correspondant au montant reçu.
Dans cet exemple :
- un virement de 66,10 € est enregistré,
- le client devient créditeur,
- le ticket devient un avoir disponible.
Le principe est identique à un avoir classique : le règlement crée un crédit client qui sera ensuite réparti sur les tickets non réglés.
3. Répartition automatique du règlement
Depuis la fiche client,
le commerçant utilise la fonction : Ajouter un règlement ou utiliser un AVOIR
KinTPV affiche alors :
- les tickets restant à régler,
- les avoirs disponibles,
- et les règlements à répartir.
Dans cette fenêtre :
- les tickets à solder sont cochés,
- l'avoir disponible est sélectionné,
- KinTPV prépare automatiquement la répartition du montant.
Méthode 2
Depuis ce dernier écran, il est possible d'ajouter le réglement sans passer au préalable par l'écran de caisse et l'enregistrement d'un ticket de paiement.
4. Validation de la répartition
Une fois la répartition validée, KinTPV confirme l'opération.
Le logiciel répartit automatiquement le règlement sur les différents tickets sélectionnés.
Un ticket de Reprise d'avoir client est créé, et chaque dispatch est indiqué avec le numéro du ticket concerné.
Pour rappel : les lignes “Paiement pour ticket” n'ont aucune valeur comptable, elles permettent simplement à ce que le Reste à payer du ticket soit à 0.
Les lignes Paiement pour ticket et Reprise AVOIR client ne correspondent pas à de nouveaux encaissements.
Elles servent uniquement :
- à répartir un règlement déjà existant,
- à relier les tickets entre eux,
- et à faire apparaître les tickets comme soldés.
5. Tickets automatiquement soldés
Après répartition :
- les tickets sont soldés,
- le client ne présente plus de reste à payer,
- chaque ticket conserve une trace précise du règlement appliqué.
Le ticket créditeur initial indique également où l'avoir a été utilisé.
6. Traçabilité dans les tickets
Chaque ticket réglé reçoit automatiquement une ligne : Reprise AVOIR client
Cette ligne permet :
- d'identifier le règlement utilisé,
- de conserver une traçabilité complète,
- et de suivre précisément les mouvements comptables.
Fonctionnement comptable
Dans ce scénario :
- les ventes augmentent le chiffre d'affaires,
- mais aucun règlement n'est encore enregistré,
- le virement crée ensuite un crédit global,
- ce crédit est automatiquement réparti sur les tickets ouverts.
Le système permet ainsi :
- une gestion simple des paiements différés,
- un suivi clair des soldes clients,
- une traçabilité complète des règlements,
- et un rapprochement comptable précis.
Le règlement global n'est encaissé qu'une seule fois.
Les lignes “Paiement pour ticket” et “Reprise AVOIR client” servent uniquement à répartir ce règlement entre les différents tickets concernés.