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manuel:bloc-article:fenetre-importer-articles

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Import d'articles par fichier tableur

Pour faciliter la création de votre catalogue produits, KinTPV permet d'importer une liste d'articles depuis un fichier.

Cet outil d'import permet de contrôler la cohérence des articles avant leur import dans KinTPV.

Depuis le sommaire général du logiciel, cliquez sur “Importer des articles”.

Si vous avez un très grand nombre d'articles à importer, nous vous conseillons de faire un test sur une dizaine d'articles pour vérifier la construction de votre fichier d'import.

Voici les différentes étapes pour effectuer l'import de vos articles dans KinTPV :

  1. Création du fichier d'import
  2. Choix des colonnes à importer
  3. Vérification de la cohérence des données
  4. [Corrections éventuelles à l'étape 2]
  5. Import des articles

Manipulations principales en 1 image

Préambule

IMPORTANT : par défaut, l'outil d'import d'articles KinTPV attend un fichier au format texte avec séparateur tabulation.
Cela signifie que depuis Excel ou votre logiciel tableur (d'OpenOffice, de LibreOffice, etc.), si le fichier n'est pas déjà dans ce format, vous devez “enregistrer sous…” ou “exporter…” vers ce type de format.

Un fichier tableur texte avec séparateur tabulation reste un fichier tableur, cela signifie qu'il possède des lignes et des colonnes de données.

-o-

L'écran de contrôle des données propose 3 fonctionnalités pour la gestion de l'import.

Choix de la valeur unique

L'information permettant de différencier chaque produit (décliné ou non) est :

  • la Référence Article (par défaut) [01]
  • le code-barres général de l'article [02]
  • la référence fournisseur [12]

En fonction de votre choix, la valeur de la colonne (indiquée entre crochets ci-dessus) doit être unique pour chaque article.

Dans le cas d'articles déclinés (par taille, couleur, longueur, diamètre ou ce que vous voulez), cette valeur doit être recopiée sur chacune des lignes de déclinaison.
Si vous souhaitez indiquer une référence unique par déclinaison, utilisez la colonne “Ref_Decli”.

Dossier des photos

Si des noms de fichiers images (jpg ou png) sont indiqués dans le fichier d'import, lesdits fichiers doivent tous être présents dans un dossier à indiquer au logiciel.
Les fichiers seront alors recopiés dans le dossier Image de KinTPV.

"Tarif" du Prix de Vente

Pour KinTPV, un Tarif est un ensemble de Prix de Vente, chacun ayant sa propre date d'application.
Le Tarif “DEFAUT” (= boutique) est pré-sélectionné, mais il est possible d'attribuer le Prix de Vente du fichier à un autre Tarif.

Fichier "sur mesure"

Vous pouvez créer un fichier d'import ne comportant que les colonnes qui vous conviennent.
Il suffit de vérifier que le fichier répondre aux spécifications requises.

A la 1ère étape de l'import, vous devrez “lier” manuellement les colonnes de votre fichier avec les champs correspondants de la base KinTPV.
Par exemple, la colonne 1 avec “Reference_Article”, Colonne 2 avec “Nom_Article”, etc.
Vous pouvez enregistrer (puis recharger) votre configuration d'import, vous évitant ainsi de refaire les liens à chaque import.

Mais en utilisant notre matrice (fichier présent dans le dossier d'installation de KinTPV sur votre ordinateur), vous vous simplifiez le travail en ignorant tout simplement cette fastidieuse étape de liaison.

Fichier "matrice"

Pour vous faciliter la création du fichier texte d'import, voici une matrice qui répertorie les différentes colonnes à remplir.

Ouvrez le fichier sous Excel pour remplir les colonnes avec vos données, puis enregistrez-le en format texte. Matrice d'import d'article pour KinTPV
Notez que cette matrice se trouve aussi dans le dossier KinTPV installé sur votre machine.

Pour ouvrir le fichier sous OpenOffice, remplacez l'extension “.txt” par “.csv”.

Description des colonnes du fichier d'import :

Note :

  • texte” = tous caractères
  • alphanumérique” = alphabétique (a…z) et numérique (0…9)
  • décimal” = chiffres (0…9) et séparateur point ou virgule (.,)
  • numérique” = uniquement des chiffres (0…9)
  • les “dates” sont sous la forme jj/mm/aaaa (ex:24/07/2023)
Colonne Info
01Reference_Article
[texte]
Obligatoire et unique”
si le Choix de la valeur unique est “Référence Article”.

Pour les articles avec déclinaisons, répétez cette référence pour chaque ligne de déclinaison.

Si le Choix de la valeur unique N'est PAS “Référence Article”
et que vous souhaitez une référence générée automatiquement par KinTPV, indiquez __AUTO__.

Note : si vous souhaitez indiquer une référence unique par déclinaison, utilisez la colonne “Ref_Decli” [51].
02Code_Barre
[texte]
Obligatoire et unique”
si le Choix de la valeur unique est “par Code Barre”.

Répétez alors cette valeur pour chaque ligne d'un article décliné.

Si le Choix de la valeur unique N'est PAS “par Code Barre”
- pour un article décliné, indiquez impérativement __AUTO__
- pour un non-décliné, faute de code-barres fabricant, indiquez __AUTO__ pour une création automatique d'un code-barres.

Note : pour un article décliné, si vous souhaitez indiquer un code-barres unique par déclinaison, renseignez la colonne “Code_Barre_Decli” [49].
03Type_Article
[texte]
Obligatoire
04Nom_Article
[texte]
Obligatoire
05Dominant (Critère 8)
[texte]
Optionnel
06Saison (Critère 9)
[texte]
Optionnel
07Genre (Critère 10)
[texte]
Optionnel
08Famille (Critère 11)
[texte]
Optionnel
09Couleur (Critère 12)
[texte]
Optionnel
10Marque (Critère 7)
[texte]
Optionnel
11Nom_Fournisseur
[texte]
Optionnel
12Ref_Fournisseur
[texte]
Obligatoire et unique”
si le Choix de la valeur unique est “par Référence Fournisseur”.

Pour les articles avec déclinaisons, répétez cette référence pour chaque ligne de déclinaison.

Dans les autres cas, cette information est optionnelle
13Designation1_Fournisseur
[texte]
Optionnel
14Designation2_Fournisseur
[texte]
Optionnel
15Description*
[texte]
Optionnel
16VenteEnPortion_0_1
[vide-0-1]
Optionnel
vide ou 0 = non/faux, 1 = oui/vrai
17PublierSurWeb_0_1
[vide-0-1]
Optionnel
vide ou 0 = non/faux, 1 = oui/vrai
18Poids
[décimal]
Optionnel
19Declinaison*
[texte]
nom(s) et valeur(s) de la/déclinaison(s)

Informations complémentaires plus bas.
20PrixAchat_HT
[décimal, sans info de monnaie]
Optionnel
mais si présent “DateApplication_PrixAchat” est obligatoire
21RemisePourcent_PrixAchat
[décimal, sans caractère “%”]
Optionnel
Si renseigné, le prix de revient est calculé.
22FraisApproche_PrixAchat_HT
[décimal, sans info de monnaie]
Optionnel
Si renseigné, le prix de revient est calculé.
23PrixValoStock_PrixAchat_HT
[décimal, sans info de monnaie]
Optionnel
24DateApplication_PrixAchat
[vide ou date]
Optionnel
obligatoire si PrixAchat_HT renseigné.
Date à partir de laquelle le Prix d'Achat est valable.
25TauxTaxe_TVA
[décimal, sans caractère “%”]
Obligatoire si PrixVente_TTC renseigné
26PrixVente_TTC
[décimal, sans info de monnaie]
Optionnel, mais si présent “DateApplication_PrixVente” est obligatoire. ATTENTION, pour vendre un article, KinTPV impose d'avoir un Prix de Vente. Il pourra être défini manuellement ultérieurement.
27DateApplication_PrixVente
[vide ou date]
Obligatoire si PrixVente_TTC renseigné.
Date à partir de laquelle le Prix de Vente prend effet.
28QteEnStock
[numérique]
Optionnel
29CmdAuto_StockMini
[numérique]
Optionnel, mais si présent les 4 colonnes “CmdAuto_” doivent être présentes.
30CmdAuto_Colisage
[numérique]
Optionnel, mais si présent les 4 colonnes “CmdAuto_” doivent être présentes.
31CmdAuto_QteACommander
[numérique]
Optionnel, mais si présent les 4 colonnes “CmdAuto_” doivent être présentes.
32Nom_Autre_Fournisseur
[texte]
Optionnel
33Ref_Autre_Fournisseur
[texte]
Optionnel
34Critere_1
[texte]
Optionnel
35Critere_2
[texte]
Optionnel
36Critere_3
[texte]
Optionnel
37Critere_4
[texte]
Optionnel
38Critere_5
[texte]
Optionnel
39Critere_6
[texte]
Optionnel
40NumSerie
[texte]
Optionnel
41Ref_Fourn_Decli
[texte]
Optionnel
42Description_Complete*
[texte]
Optionnel
43Meta_Title
[texte]
Optionnel
44Meta_Keyword
[texte]
Optionnel
45Meta_Description
[texte]
Optionnel
46URL_Simple
[texte]
Optionnel
47Categorie_Web*
[texte]
Optionnel
48IdExterne[vide !!!]
Ne pas renseigner (laisser la colonne vide), information pour traitement interne.
49Code_Barre_Decli
[texte]
Optionnel
50Poids_Decli
[décimal]
Optionnel
51Ref_Decli
[texte]
Optionnel
52Image_Article*
[texte]
Optionnel
(Ne renseigner que la 1er ligne de déclinaison)
53WEB_DateDispo
[date]
Optionnel
54WEB_MsgEnStk
[texte]
Optionnel
55WEB_MsgHorsStock
[texte]
Optionnel
56WEB_QteMiniCMD
[valeur numérique]
Optionnel
57WEB_SiRuptureChoix
[0-1-2]
Optionnel
58ArticleEpuise_0_1
Optionnel
vide ou 0 = non/faux, 1 = oui/vrai
59ServiceHorsStock_0_1
[vide-0-1]
Optionnel
vide ou 0 = non/faux, 1 = oui/vrai
60CmdAuto_CBColis
[texte]
Opt./Oblig.
Optionnel, mais si présent les 4 colonnes “CmdAuto_” doivent être présentes.
61CmdAuto_CalculerQte_0_1
[vide-0-1]
Opt./Oblig.
vide ou 0 = non/faux, 1 = oui/vrai

* = Voir description ci-dessous.

Correspondance des colonnes d'un fichier d'import avec les champs KinTPV

Reportez vous à la numérotation du tableau explicatif de la matrice pour répérer à quoi chaque colonne du fichier correspond dans l'interface de KinTPV.

Exemple d'un fichier de 6 articles non-déclinés

Reference_Article Code_Barre Type_Article Nom_Article Dominant Saison Genre Famille Couleur Marque Nom_Fournisseur Ref_Fournisseur Designation1_Fournisseur Designation2_Fournisseur Description VenteEnPortion_0_1 PublierSurWeb_0_1 Poids Declinaison PrixAchat_HT RemisePourcent_PrixAchat FraisApproche_PrixAchat_HT PrixValoStock_PrixAchat_HT DateApplication_PrixAchat TauxTaxe_TVA PrixVente_TTC DateApplication_PrixVente QteEnStock CmdAuto_StockMini CmdAuto_Colisage CmdAuto_QteACommander Nom_Autre_Fournisseur Ref_Autre_Fournisseur Critere_1 Critere_2 Critere_3 Critere_4 Critere_5 Critere_6 NumSerie Ref_Fourn_Decli Description_Complete Meta_Title Meta_Keyword Meta_Description URL_Simple Categorie_Web IdExterne Code_Barre_Decli Poids_Decli Ref_Decli Image_Article WEB_QteMiniCMD WEB_MsgEnStk WEB_MsgHorsStock WEB_DateDispo WEB_SiRuptureChoix ServiceHorsStock_0_1 ArticleEpuise_0_1 CmdAuto_CBColis CmdAuto_CalculerQte_0_1
PTR714-V8 __AUTO__ Poisson Tanichtys Orpheus PTR714-V8
RBN846-P0 3256225048427 Aquarium monob90x60x60 SubMarin MarSystem RBN846-P0
RES367-K4 3700006255011 Aquarium monob70x50x50 SubMarin MarSystem RES367-K4
POT984-G9 __AUTO__ Poisson Tropheus Orpheus POT984-G9
bidule766 __AUTO__ Poisson Misgurnus Orpheus POM431-A2
T64238461 4056489007166 Plante Anubia LaBotanik T64238461

Exemple d'un fichier de 3 articles, dont 2 déclinés

Reference_Article Code_Barre Type_Article Nom_Article Dominant Saison Genre Famille Couleur Marque Nom_Fournisseur Ref_Fournisseur Designation1_Fournisseur Designation2_Fournisseur Description VenteEnPortion_0_1 PublierSurWeb_0_1 Poids Declinaison PrixAchat_HT RemisePourcent_PrixAchat FraisApproche_PrixAchat_HT PrixValoStock_PrixAchat_HT DateApplication_PrixAchat TauxTaxe_TVA PrixVente_TTC DateApplication_PrixVente QteEnStock CmdAuto_StockMini CmdAuto_Colisage CmdAuto_QteACommander Nom_Autre_Fournisseur Ref_Autre_Fournisseur Critere_1 Critere_2 Critere_3 Critere_4 Critere_5 Critere_6 NumSerie Ref_Fourn_Decli Description_Complete Meta_Title Meta_Keyword Meta_Description URL_Simple Categorie_Web IdExterne Code_Barre_Decli Poids_Decli Ref_Decli Image_Article WEB_QteMiniCMD WEB_MsgEnStk WEB_MsgHorsStock WEB_DateDispo WEB_SiRuptureChoix ServiceHorsStock_0_1 ArticleEpuise_0_1 CmdAuto_CBColis CmdAuto_CalculerQte_0_1
RBN846-P0 __AUTO__ Poisson Tanichtys Sexe=Mâle
RBN846-P0 __AUTO__ Poisson Tanichtys Sexe=Femelle
BOtrdm960 3700006255011 Aquarium monob90x60x60
SX969482R __AUTO__ Poisson Misgurnus Couleur=Blanc
SX969482R __AUTO__ Poisson Misgurnus Couleur=Bleuâtre
SX969482R __AUTO__ Poisson Misgurnus Couleur=Bleu

Attention, à vérifier avant l'import :

Données existantes

Si des données existent déjà dans KinTPV, des noms de fournisseurs ou de déclinaison par exemple, respectez scrupuleusement l'orthographe, sous peine d'avoir ces données en doublon.

Caractères spéciaux

Avant l'import d'un fichier, vérifiez la présence de tabulation et de saut de ligne (notamment présent dans les champs “Description” et “Description_web”).

Ils ne sont pas considérés comme de véritables caractères par le moteur d'import de KinTPV.
Pour répondre à cette problèmatique, la solution consiste à les remplacer par des mots-codes.

Sous Windows :

  • Tabulation ⇒ “Kin_9”
  • Saut de ligne ⇒ “Kin_13Kin_10”

Sous Mac :

  • Tabulation ⇒ “Kin_9”
  • Saut de ligne ⇒ “Kin_13”

N.B. : A saisir sans les guillemets.

Description de l'import des déclinaisons :

Si vous désirez importer des articles avec des déclinaisons, vous devez remplir la colonne “Declinaison”, cette colonne est constituée du nom de la déclinaison et de son détail.Dans le fichier d'import vous devez avoir une ligne par déclinaison.

Par exemple, l'article POLO existe en S et XL :

- dans la 1er ligne :

  • la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
  • la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
  • la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=S

- dans la 2ème ligne :

  • la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
  • la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
  • la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=XL

A l'import, la déclinaison TAILLE sera créée si elle n'existe pas, avec les détails S et XL.

Vous pouvez aussi combiner plusieurs déclinaisons TAILLE et COULEUR :

- dans la 1er ligne :

  • la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
  • la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
  • la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=S:COULEUR=JAUNE

- dans la 2ème ligne :

  • la colonne “Reference_Article” ⇒ REF_POLO_01
  • la colonne “Nom_Article” ⇒ Polo
  • la colonne “Declinaison” ⇒ TAILLE=XL:COULEUR=VERT

Description de l'import des catégories web :

Si vous désirez importer les catégories web pour chaque article, vous devez remplir la colonne “Categorie_Web”, cette colonne est constituée des chemins où se trouve l'article sur le web. Les différents chemins seront séparés par des accolades.

Par exemple : {Accueil>Vêtement>Polo}{Accueil>Vêtement>Nouveauté}

Description de l'import des images liées à l'article :

Si vous désirez importer les images d'un article vous devez renseigner la colonne “Image_Article”. Cette colonne est constituée du nom des images, chaque image sera séparée par le caractère “:”.

Par exemple : image1.jpg:image2.jpg:image3.jpg

Toutes les images devront être regroupées dans un même dossier que vous devrez choisir dans l'écran de vérification de l'import.

Lors de l'import :

  • Les images seront ajoutées aux images existantes de l'article.
  • La 1ère image sera stockée dans l'image principale de l'article (si l'article ne contient pas d'image principale).
  • Les suivantes seront stockées comme images supplémentaires (onglet “Web” de la fiche article).

ATTENTION, pour l'import d'article avec déclinaisons vous ne devez pas dupliquer cette colonne sinon les images seront importées plusieurs fois !

Choix des colonnes à importer

La nouvelle méthode d'import vous permez de choisir les colonnes à importer.

Une fois le fichier créé et enregistré en format texte tabulé, importez le dans KinTPV par l'onglet “Articles Stocks-Inventaires” menu “importer des articles”.

Après avoir choisi le fichier, l'écran de choix des colonnes s'affiche.

Depuis cet écran, vous pouvez :

  • Définir les délimiteurs, utile pour le délimiteur de fin d'enregistrement.
  • Choisir les colonnes à importer : Par exemple si vous ne voulez pas mettre à jour le stock des articles, vous devez sélectionner dans le titre de la colonne de stocks “Non importée”, ou si vous voulez utiliser les code-barres automatiques, vous devez sélectionner dans le titre de la colonne des code-barres “Non importée”.

Attention, votre fichier d'import ne doit pas contenir de ligne avec les titres de colonne. Supprimez cette ligne avant l'enregistrement en texte tabulé.

Vérification de la cohérence des données

Cet écran vous indique les incohérences majeures dans les différentes lignes importées et vous permez de choisir le dossier pour l'import des images liées aux articles.

Cliquez sur la ligne qui pose problème pour visualiser son compte rendu dans l'encadré en bas à droite.

manuel/bloc-article/fenetre-importer-articles.1713471110.txt.gz · Dernière modification : 18/04/2024 22:11 de kintpv

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