KinTPV permet de vendre et de suivre des Abonnements donnant droit à un nombre d'utilisations, éventuellement limité dans le temps.

Cette fonction convient notamment aux salles de sport, aux activités de loisirs, aux prestations vendues sous forme de forfait ou aux cartes de plusieurs entrées.

Par exemple, un Client peut acheter une carte de 10 entrées valable pendant un an. Chaque utilisation est enregistrée dans sa fiche Client et le nombre d'unités restantes est automatiquement mis à jour.

La gestion des Abonnements comprend plusieurs étapes :

• créer un Article de type Abonnement ;
• définir le nombre d'utilisations et sa durée de validité ;
• éventuellement créer un modèle de carte à imprimer ;
• vendre l'Abonnement et l'associer à un Client ;
• enregistrer les utilisations et suivre les unités restantes.

Depuis la Fiche Article, créez un nouvel Article correspondant à l'Abonnement que vous souhaitez proposer.

Renseignez son nom, sa référence et son Prix de Vente.

Cochez De type “service” afin que cet Article ne soit pas pris en compte dans les états de stock et d'inventaire.

Dans l'onglet Info - Prix - Stock, sélectionnez ABONNEMENT dans le menu Gestion spécifique.

Activez Création et gestion d'une carte d'abonnement, puis renseignez :

• Nombre d'utilisations : nombre d'entrées ou de prestations accordées lors de l'achat ;
• Nombre de jours de validité : durée de validité calculée à partir de la date d'achat ;
• Modèle de carte à imprimer : modèle utilisé pour imprimer la carte du Client.

Si vous souhaitez proposer un Abonnement sans limitation du nombre d'utilisations, indiquez 0. La gestion repose alors uniquement sur sa date de fin de validité.

Un Article associé à l'Abonnement permet également de comptabiliser les entrées ou passages correspondants.

Pour le détail des paramètres disponibles, consultez :
Gestion spécifique : Abonnement

Vous pouvez remettre au Client une carte personnalisée lors de l'achat de son Abonnement.

Cette carte peut notamment comporter :

• le nom de votre commerce ;
• le nom et le prénom du Client ;
• le nom de l'Abonnement ;
• sa date de fin de validité ;
• un code-barres permettant d'identifier la carte.

Pour créer le modèle, ouvrez les Préférences, puis la gestion des Étiquettes.

Dans l'éditeur, ajoutez les textes, champs et images souhaités pour composer votre carte.

Dans cet exemple, le modèle s'appelle CARTE PILOTE.

Voici un exemple de carte imprimée :

La vente d'un Abonnement s'effectue comme celle d'un Article classique.

Depuis la Caisse :

1. Sélectionnez l'Article correspondant à l'Abonnement.
2. Associez la vente à un Client enregistré dans KinTPV.
3. Procédez au règlement et à la validation du ticket.

L'association à un Client est indispensable pour assurer le suivi de l'Abonnement et de ses utilisations.

Lors de la vente, KinTPV permet d'associer l'Abonnement au Client concerné et, si un modèle a été défini, d'imprimer sa carte.

Ouvrez la Fiche Client, puis sélectionnez l'onglet Abonnements.

Cet onglet est composé de deux listes :

• À gauche : les Abonnements associés au Client ;
• À droite : les utilisations enregistrées pour l'Abonnement sélectionné.

La liste de gauche présente notamment :

• N° : numéro unique de l'Abonnement ;
• N° Ticket : ticket correspondant à son achat ;
• Abonnement : nom de l'Article vendu ;
• Prix : prix de l'Abonnement ;
• Souscrit le : date de souscription ;
• Fin valid. : date de fin de validité ;
• FINI : indicateur de fin d'Abonnement ;
• Unités : nombre d'unités accordées ;
• U. Reste : nombre d'unités encore disponibles.

Sélectionnez une ligne pour consulter le détail des utilisations correspondantes.

Plusieurs boutons permettent de gérer les Abonnements du Client :

• Ajouter Abonnement : ajouter un Abonnement au Client ;
• Modifier Abonnement : modifier l'Abonnement sélectionné ;
• Imprimer carte d'abonnement : imprimer sa carte ;
• Impr. récapitulatif Abo. : imprimer un récapitulatif des Abonnements.

Lorsqu'un Client utilise une entrée ou une prestation comprise dans son Abonnement, cette utilisation doit être enregistrée.

Depuis la Caisse, ouvrez la fiche du Client concerné, puis sélectionnez l'onglet Abonnements.

Vous pouvez également accéder directement à cet onglet depuis la gestion des Clients.

Sélectionnez l'Abonnement concerné dans la liste de gauche, puis cliquez sur Ajouter une utilisation.

La fenêtre Utilisation des unités présente les informations de l'Abonnement :

• son nom ;
• son numéro unique et son numéro de ticket ;
• sa date de souscription et sa date de fin de validité ;
• son nombre d'unités et les unités restantes.

Renseignez ensuite :

• Opérateur : personne enregistrant l'utilisation ;
• Date utilisation : date à laquelle l'utilisation a lieu ;
• Absent : permet de signaler une absence ;
• Unités utilisées : nombre d'unités à consommer.

Cliquez sur Valider pour enregistrer l'utilisation.

Le nombre d'unités restantes est alors mis à jour.

Après l'enregistrement d'une utilisation, celle-ci apparaît dans la liste de droite de l'onglet Abonnements.

Cette liste présente notamment :

• le numéro de l'utilisation ;
• le numéro de l'Abonnement concerné ;
• la date d'utilisation ;
• l'Opérateur ;
• l'indication d'absence ;
• le nombre d'unités utilisées.

Le bouton Modifier une utilisation permet d'intervenir sur une utilisation déjà enregistrée.

Vous disposez ainsi d'un historique des passages ou prestations consommées et pouvez connaître à tout moment le nombre d'unités restantes.

Lors de la création de l'Article Abonnement, vous pouvez définir une durée de validité en jours.

Par exemple, un Abonnement de 10 entrées valable 365 jours associe deux limites :

• un nombre maximum de 10 utilisations ;
• une date de fin de validité calculée à partir de la date d'achat.

Vous pouvez également proposer un Abonnement sans limite d'utilisations, en indiquant 0 dans le nombre d'utilisations. Dans ce cas, seule la durée de validité est prise en compte.

Dans la fiche Client, les colonnes Fin valid., FINI et U. Reste permettent de suivre l'état de chaque Abonnement.

En complément d'un Abonnement, KinTPV peut créditer un montant sur le compte du Client au moment de la vente.

Cette possibilité est définie dans la Fiche Article, avec l'option Accorder un bonus sur le compte client (en plus de l'abonnement).

Par exemple, l'achat d'un Abonnement à 50 € peut donner droit à ses utilisations tout en accordant un bonus de 5 € sur le compte du Client.

Ce bonus est indépendant du nombre d'unités de l'Abonnement.

Pour en savoir plus sur ce paramétrage, consultez :

Gestion spécifique : Abonnement