PEPPOL est un réseau permettant l'échange de factures électroniques structurées via des points d'accès certifiés.

Dans le cadre des obligations progressives de facturation électronique en Europe, l'émission de factures conformes au format structuré devient obligatoire.

Pour une présentation générale du contexte réglementaire :
https://www.kintpv.com/la-facturation-electronique/

Un commerçant qui n'émet que quelques factures par an peut choisir de les créer manuellement via un outil proposé par son cabinet comptable (ou tout autre prestataire compatible PEPPOL).

Dans ce cas :

• les factures sont transmises via cet outil externe
• elles doivent néanmoins être enregistrées dans KinTPV afin d'assurer la cohérence comptable et le suivi des ventes

KinTPV n'intervient alors pas dans la transmission PEPPOL.

Si le commerçant souhaite que KinTPV transmette automatiquement ses factures via PEPPOL :

• un compte chez un prestataire est obligatoire
• les paramètres d'identification doivent être configurés dans KinTPV
• KinTPV génère les données structurées conformes
• le prestataire assure la transmission sur le réseau PEPPOL

KinTPV ne communique pas directement avec le réseau PEPPOL.

L'échange passe obligatoirement par un intermédiaire (point d'accès certifié) qui assure :

• la connexion au réseau PEPPOL
• la conformité du format
• la transmission
• la réception des documents

À ce jour :

• Intégration opérationnelle pour la Belgique (obligatoire depuis le 01/01/2026 pour le B2B)
• Intermédiaire utilisé : Peppol-box (https://www.peppol-box.be)

L'utilisation via KinTPV nécessite impérativement un compte actif chez Peppol-box.

Avant toute utilisation, certaines informations doivent être correctement renseignées.

Vérifier impérativement :

• Pays de la société (codes ISO), ex : BE pour Belgique
• Code ISO de la monnaie

Ces informations sont utilisées pour générer des factures conformes au format structuré.

Cette section permet de configurer la connexion entre KinTPV et l'API Peppol-box (Flexina).

• Tenant ID
• Clé API
• Secret API

Ces identifiants sont fournis par Peppol-box lors de la création du compte. Ils permettent à KinTPV de s'authentifier auprès de l'API et d'autoriser la transmission des factures.

Deux boutons permettent de tester la configuration :

• État du réseau

Permet de vérifier la disponibilité du service Peppol-box et la connexion réseau.
Utile pour diagnostiquer un problème de communication (connexion Internet, service distant indisponible, etc.).

• Vérifier les identifiants

Permet de tester la validité du Tenant ID, de la Clé API et du Secret API.
Ce test confirme que l'authentification auprès de Peppol-box est correcte.

Il est recommandé d'effectuer ces deux vérifications après toute modification des paramètres.

Si l'option Mode Test est cochée, la facture est transmise à l'API Peppol-box uniquement pour validation technique.

Dans ce cas :

• la structure du fichier est contrôlée
• la facture n'est pas réellement envoyée sur le réseau PEPPOL

Ce mode est utile lors de la mise en place initiale ou en cas de doute sur la configuration.

Les décimales (prix et quantités) doivent correspondre à la configuration définie dans Flexina (entre 2 et 5 décimales).
Une incohérence peut entraîner un refus de validation.

Le champ Préfixe PeppolID (ex. 0208 pour la Belgique*) est utilisé lors de la génération automatique de l'identifiant PEPPOL dans les fiches clients professionnels.

Ce préfixe est appliqué lorsque le bouton “Auto” est utilisé dans la fiche client.

Pour qu'une facture soit transmise via le réseau PEPPOL, le client professionnel doit disposer d'un identifiant PEPPOL valide.

Cet identifiant doit être renseigné dans la fiche client.

Sans cet identifiant :

• la transmission via PEPPOL est impossible
• la facture devra être transmise par un autre moyen

Il appartient au client professionnel de fournir son identifiant PEPPOL exact (schéma inclus si nécessaire).

Si le client dispose d'un numéro de TVA intracommunautaire valide, KinTPV peut générer automatiquement l'identifiant PEPPOL.

Le bouton Auto :

• reprend le N° TVA Intra du client
• supprime les espaces et caractères de formatage
• applique le préfixe défini dans les Préférences > Communication > Facture électronique
• génère un identifiant au format 0208:numéro * (ex. 0208:0745123456)

Cette génération automatique évite les erreurs de saisie et permet de créer un Participant ID conforme sans saisie manuelle complète.

La génération de l'identifiant ne vérifie pas automatiquement que le client est bien enregistré sur le réseau PEPPOL.

L'utilisateur reste libre de :

• modifier manuellement l'identifiant PEPPOL
• utiliser un autre schéma valide (ex. 9925:BE0745123456)

Il appartient au commerçant d'utiliser le schéma correspondant à l'enregistrement réel de son client sur le réseau PEPPOL.

* : Schémas belges d'identifiant PEPPOL

En Belgique, deux schémas d'identification sont couramment utilisés :

• 0208 : basé sur le numéro d'entreprise (BCE), ex : 0208:0745123456
• 9925 : basé sur le numéro de TVA intracommunautaire (avec préfixe BE), ex : 9925:BE0745123456

Le bouton “Auto” génère l'identifiant selon le premier schéma.

Liste officielle des schémas EAS :
https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

L'envoi d'une facture à un client professionnel s'effectue depuis la fenêtre Factures.

Procédure :

• Créer et valider la facture comme habituellement depuis cet écran, ou la caisse
• Vérifier que le client est un client professionnel
• Vérifier que l'Id Peppol est correctement renseigné dans la fiche client
• Cliquer sur le bouton Transmission Peppol

Le bouton Transmission Peppol vérifie automatiquement que la facture n'a pas déjà été transmise avant de lancer le traitement.

Si la configuration est correcte :

• la facture est transmise à l'API Peppol-box
• son statut peut y être consulté

Une fois la facture transmise :

• le bouton Transmission Peppol est remplacé par la date de transmission
• cette date apparaît également dans la colonne correspondante de la liste des factures

Cela permet d'identifier immédiatement les factures déjà envoyées via PEPPOL et évite toute double transmission.

En cas d'erreur (identifiant manquant, identifiants API invalides, incohérence de format, etc.), un message est affiché.

Lors de la transmission via PEPPOL, KinTPV génère également un PDF de la facture selon le modèle sélectionné dans KinTPV.

Ce PDF est intégré dans le flux de données transmis à Peppol-box.

Ainsi, le destinataire peut disposer :

• de la facture structurée (format PEPPOL)
• du PDF correspondant, identique à celui qui aurait été envoyé par email

Le document reçu par le client professionnel correspond donc visuellement à la facture générée par KinTPV.

Dans l'interface Peppol-box (menu “API”), il est possible de :

• vérifier la réception de la facture
• consulter son statut de traitement
• identifier un éventuel rejet avant transmission sur le réseau PEPPOL